Kata Coaching: PDCA-Zyklus

Kata Coaching

Die meisten Unternehmen orientieren sich beim Einführen von Lean Management am Toyota Produktionssystem (TPS). Sie führen bekannte Werkzeuge wie just-in-time, one piece flow, 5 S und Kanban ein und stellen irgendwann fest: Unsere Kultur der kontinuierlichen Verbesserung weicht noch stark von dem Vorbild Toyota ab.

Toyota hat eine andere Führungskultur als die meisten Unternehmen. Dort ist eine Kernaufgabe aller Führungskräfte, als „Lehrer“ und „Coach“ bei den Mitarbeitern bestimmte Denk- und Handlungsroutinen einzuüben. Das Ziel hierbei: Die Mitarbeiter sollen in ihrem Arbeitsalltag beinahe reflexartig die zum Steigern der Performance erforderlichen Verhaltensweisen zeigen.

Diese Denk- und Handelsroutinen werden „Kata“ genannt. Dieser Begriff wird auch verwendet, wenn in Zusammenhang mit kontinuierlicher Verbesserung von der Verbesserungs-Kata und Coaching-Kata gesprochen wird. In beiden Fällen geht es um das standardisierte Üben und Anwenden der immer gleichen Vorgehensweisen – vergleichbar mit den Bewegungsabläufen bei asiatischen Kampfsportarten.

Die Verbesserungs-Kata: in PDCA-Zyklen den Zielzustand erreichen

Die Verbesserungs-Kata dient dazu, sich schrittweise mittels einer Lernroutine einem Ziel-Zustand zu nähern. Der Weg dorthin wird im Rahmen eines experimentellen Vorgehens entwickelt. Wichtige Voraussetzungen hierfür sind eine genaue Beschreibung des Ist-und des Ziel-Zustands. Die definierten Ziel-Zustände sollen die Mitarbeiter ermutigen, ihre Komfortzone zu verlassen und sich in die Lernzone zu begeben, damit ihre Kompetenz steigt.

Vereinfacht dargestellt besteht die Verbesserungs-Kata aus den folgenden vier Elementen:

  • Die grobe Richtung, Vision oder „True North“ verstehen.
  • Den Ist- beziehungsweise Ausgangs-Zustand verstehen.
  • Den nächsten Zielzustand festlegen.
  • PDCA auf dem Weg zum Zielzustand.

Die Anwendung der Verbesserungs-Kata wird von den Führungskräften mit der Coaching-Kata unterstützt.

Die Coaching-Kata: die Mitarbeiter zu Problemlösern entwickeln

Die Coaching-Kata ist eine Schulungsroutine, um die Verbesserungs-Kata den Mitarbeitern nahezubringen. Auch sie folgt strengen Regeln. So darf der Coach (beziehungsweise die Führungskraft) zum Beispiel nicht selbst sofort in die Problemlöser-Rolle verfallen. Denn seine Kernaufgabe ist, für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu sorgen.

Die Coaching-Kata orientiert sich an fünf Standardfragen, die bei jedem Treffen vom Coach gestellt werden:

  • Was ist der Ziel-Zustand des Prozesses?
  • Was ist der aktuelle Ist-Zustand?
  • Was hindert Sie daran, den Ziel-Zustand zu erreichen?
  • Welches Hindernis gehen Sie als nächstes an und was ist der nächste Schritt?
  • Wann schauen wir uns an, was Sie aus dem letzten Schritt gelernt haben?

Ein solches Führungsverhalten zu zeigen, erscheint auf den ersten Blick einfach. Im Führungs- und Betriebsalltag zeigt sich aber oft: Viele Führungskräfte haben die „Coach-Rolle“ noch nicht verinnerlicht. Das heißt: Sie fallen insbesondere in Stress-Situationen schnell wieder in die gewohnte Rolle des „Anleiters“ und „stellvertretenden Problemlösers“ zurück – mit der Konsequenz, dass sie selbst das Weiterentwickeln der Kompetenz ihrer Mitarbeiter und somit ihre zunehmende Entlastung blockieren.

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